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AIスタートアップにおけるBacklogを使ったインターン生のチーム運営について #Backlogアドベントカレンダー

ハカルス で採用担当をしている菊本です。Backlogのアドベントカレンダー、13日目に参加させて頂きます!弊社のCTO染田は、昨年のBackog Worldにも登壇させていただきました。その節はありがとうございました。

今回のアドベントカレンダーでは、Backlogを使ったインターン生チーム運営についての取り組みや工夫をご紹介しようと思います。

 

ハカルスについて

弊社は、京都に本社を構える、30名弱のスタートアップです。組織構成として、パートタイムのメンバー、特にインターン生が多いことが特徴です。

インターン生は、本社がある京都だけでなく、ハカルスのアドバイザーをしてくれている大関教授が所属をしている東北大学に所属する学生さんもおり、リモートが当たり前の状態になっているのが特徴です。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

▲先日開催したインターン生のミートアップの様子。

 

リモートは、大人だって難しい

「リモート」での勤務。最近では、当たり前のように言われているワードです。しかし、このリモートは、確実に向き不向きテクニックがあると思いながら、ハカルスでは導入しています。

ましてや、企業で働く経験がそこまでない学生さんを巻き込んだプロジェクトとなると、マネジメントをする側だけでなく、ジョインする学生さんも不安になることが多いと思います。

 

ハカルスではどうしているか?

そこで、ハカルスでは、オンボーディングの際に、エンジニアとしての心構えという文章を、全員にお渡ししています。そこには、Backlogを使う際のコミュニケーションに置ける注意やTipsを記載しています。

 

これは、チームをうまくワークさせることが目的ではありますが、せっかく大事な学生時代に、研究の合間をぬってハカルスにジョインしてくれる学生さんに、1つでも多くのことを効率的に学んでもらうためのものでもあります。

コミュニケーションには、基本的にSlackとBacklogを使っています。そのため、コミュニケーションツールの使い方なども定義し、日々の業務で困らないようにしてもらっています。

今日はそこから、一部を抜粋してご紹介します。

 

“エンジニアの心得”で伝えているコミュニケーションのTips

コミュニケーションの使い分け方を伝える

(ここから抜粋)

基本的には BacklogSlack を使います。

おおまかな使い分けとして、即時的なコミュニケーション ( 例:パッと誰かに聞きたいことがある ) は Slack、非同期でストックしたいようなやりとり (例:モデル構築のアイディア、アプリ設計の方針 )は Backlog というふうに考えてください。ハカルスは基本分散チームなので、非同期なコミュニケーションのほうが多くなると思います。最初はストレスを感じると思いますが、非同期でも仕事をしやすくするようなコミュニケーションのやり方を工夫して考えてみてください。

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後から参照したくなるような内容、「なぜ XXX という方針にしたか」など「理由」については、Slack よりも Backlog を使うことを心がけてください。Slack で会話をしても構いませんが、その内容を Backlog 側に要約して貼り付けるだけでも、その後にチームに参加した人への資産になりますので、心がけてもらえると助かります。

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リモートでの開発、非同期でのコミュニケーションは、プロのエンジニアでも向き不向きがはっきり分かれる側面があるくらい、想像されるよりも難しい側面があります。

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何か作業の中で困ったり悩んだりすることがあれば、遠慮なく CTO もしくは順ずるリーダーに相談してください。

 

コミュニケーションに対する心がけ

一部抜粋

  • Backlog では他の人からの反応が欲しい場合は、通知 を使いましょう
  • 自分が参照している情報があるときは、URL を貼り付けるだけでも良いので、必ず参照元も含めて共有しましょう
  • 画面・UI・操作に関わるようなものはスクリーンキャプチャや動画をとって相手にとってわかりやすい形で情報共有をしましょう。ビジュアルイメージの持つ力は偉大です
  • 何がしか思うことがあれば、簡単なことでも良いのでフィードバックを返しましょう。Slack のリアクションをつけるだけでもいいですし、Backlog でスターをつけるでもよいですし。コメントができれば尚よしです。特に個別に相談をされていることには極力リアクションをしてください。
  • コミュニケーションツールではアイコン設定するようにしましょう。デフォルトアイコンのままだと雰囲気も伝わりにくいので。

リモート作業時の注意を伝える

  • 作業を行なった日は極力 Git にコードを push して、進捗を簡単でもいいので目に見える形にしてください。作業報告だけをみても、実際にどういった進捗があったのかを他の人が理解するのはかなり難しいので、極力コードを見せるという意識をもってください。

▲ハカルスが関わっているコミュニティ活動にも積極的に参加してくれています

 

チームワークをさらにうまくワークさせるために

ハカルスでは、最近「ユニット制」でチームを進めるようになりました。ユニット制は、

  • 3〜4名で1つのチームを組成する。
  • チームリーダーを設ける。リーダーは、CDO/CTOと定期的にミーティングを設ける。
  • タスクは個人ではなく、ユニットに振り分ける。
  • 平日はユニットの誰かが出社してタスクを進めるようにし、Backlog や Slack を経由して他メンバーと進捗を共有するようにする。

ようにしているので、「あのタスクどうなっているの?」という時にも、聞きやすい体制が取れています。インターンは学業優先にしていただくのを基本方針としているため、どうしても論文執筆や学会発表が重なるような時に重たいタスクがあるとしんどくなってしまいます。そういった状況でも気軽に他のメンバーに頼りながら、タスクを進められるようにこのユニット制をはじめてみました。これは、最近トライし始めた体制なので、成果については、またどこかでご報告します!

最後に

今回は、”インターン生チームの”とお伝えしましたが、これはインターン生に関わらず、リモートチームにはどこにでも当てはまる話ではないかと思います。ぜひ、上記を参考に、みなさんのチームでもコミュニケーションについての工夫を明文化してみてはいかがでしょうか?